Verslo automatizavimas – tai pasikartojančių užduočių perdavimas sistemoms. Kai rutiną atlieka sistemos, augant užsakymams nebūtina iš karto samdyti naujų žmonių. Žemiau – nuo ko pradėti.
Kas yra verslo automatizavimas
Daugelis automatizavimą sieja su robotais ar dirbtiniu intelektu, bet daugiausia naudos duoda paprasti dalykai: užsakymų duomenų perkėlimas iš parduotuvės į apskaitą, kliento informacijos sinchronizavimas tarp CRM ir el. pašto rinkodaros įrankio, automatiniai pranešimai komandai apie naujus įvykius.
Kompiuteris pasikartojančias užduotis atlieka be pertraukų ir, jei taisyklės aiškios, be klaidų.
Kuriuos procesus automatizuoti pirmiausia
Automatizuoti verta procesus, kurie kartojasi, remiasi taisyklėmis, užima daug laiko ir turi aiškius įvesties bei išvesties duomenis. Pavyzdžiai:
- Užsakymo duomenų perkėlimas iš el. parduotuvės į apskaitą (Rivilė, Pragma, B1.lt)
- Naujo kliento įrašymas iš svetainės formos į CRM ir el. pašto rinkodaros įrankį
- Sąskaitų generavimas ir siuntimas po apmokėjimo
- Atsargų sinchronizacija tarp sandėlio sistemos ir parduotuvės
- Užklausų paskirstymas pardavėjams pagal teritoriją ar produktą
- Klientų aptarnavimo užklausų klasifikavimas ir nukreipimas
- Reguliarios ataskaitos vadovybei iš įvairių sistemų
- Paliktų krepšelių laiškų seka el. parduotuvėse
Įrankiai – kurį rinktis
Dažniausiai naudojami trys įrankiai: Zapier, Make.com ir n8n.
Zapier – paprasčiausias, brangiausias
Tinka pradedantiesiems: tūkstančiai integracijų, paprasta sąsaja, išsami dokumentacija. Trūkumas – kaina, kuri sparčiai auga didėjant operacijų skaičiui.
Make.com – pigesnis, bet reikia daugiau mokytis
Jį dažniausiai renkuosi vidutinio dydžio projektams. Turi vizualų procesų redaktorių, daug integracijų ir dažniausiai kainuoja mažiau nei Zapier. Išmokti šiek tiek sudėtingiau.
n8n – savame serveryje
Atviro kodo įrankis, kurį galima paleisti savo serveryje (pvz., Hetzner) be operacijų ribojimo. Tinka, kai duomenys jautrūs (sveikatos, finansų informacija) arba operacijų labai daug. Reikia daugiau techninių žinių.
Pavyzdys: el. parduotuvės užsakymų tvarkymas
Dažna situacija: el. parduotuvės darbuotojas kasdien rankomis perkelia užsakymus į apskaitą, generuoja sąskaitas, siunčia klientams siuntų sekimo informaciją ir atnaujina likučius.
Visa tai galima automatizuoti keliais Make.com scenarijais. Tada darbuotojas gali dirbti su klientų aptarnavimu, kur reikia žmogaus.
Klaidos, kurių reikia vengti
- Automatizuojamas netvarkingas procesas – pirmiausia sutvarkykite patį procesą
- Per daug iš karto – pradėkite nuo 1-2 paprastų scenarijų
- Nėra klaidų valdymo – be pranešimų sutrikimo niekas nepastebės
- Nėra dokumentacijos – po metų niekas neprisimins, ką procesas daro
- Priklausomybė nuo vieno įrankio – venkite uždarų funkcijų, kurios neturi alternatyvų
Kiek kainuoja automatizavimas
Paprastas procesas (1-2 sistemos, kelios taisyklės) – nuo 300 EUR už vienkartinį kūrimo darbą ir 0-50 EUR/mėn. už įrankio prenumeratą. Sudėtingesnės integracijos su keliomis sistemomis ir individualia logika – nuo 800 EUR.
Nuo ko pradėti šiandien
- Užsirašykite 5 dažniausiai pasikartojančias rutinas savo darbo dienoje
- Įvertinkite, kuri užima daugiausia laiko per savaitę
- Patikrinkite, ar tos sistemos turi API arba integracijas su Zapier ar Make
- Pradėkite nuo paprasčiausios automatizacijos
- Kai ji veiks, imkitės kitų procesų
Automatizuotus procesus reikia prižiūrėti, o laikui bėgant atsiranda naujų užduočių, kurias galima automatizuoti. Pradėkite nuo vieno proceso.
Norite sužinoti, kuriuos procesus Jūsų versle galima automatizuoti pirmiausia? Aptarkime nemokamai – per 30 min. pokalbį nurodysiu 2-3 didžiausias galimybes ir orientacines kainas.